Outlook用模版新建邮件的方法-20240605

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一、原因

如果你需要发一些邮件,可能每次发的内容都差不多,又或者只是附件不同。那么就没有必要每次手动地新建邮件>输入收件人>输入内容>插入附件,特别是输入收件人,如果部门比较多就容易遗漏。

以下,我将介绍三种方法

二、邮件文件(.msg)模版法

  1. 先找一封你已发送了或者存为草稿的邮件(上面已经填好的收件人、抄送人、正文内容,最好不要带附件,因为附件可能每次都不同)
  2. 右键复制,在一个文件夹粘贴它,你会得到一个.msg文件。
  3. 每次需要发这个主题的邮件,那就可以双击这个.msg文件,然后回复全部,再按需删除和增加东西。

缺点:

  • 每次都要删上次正文的一些内容比较麻烦
  • 模版不在outlook界面上,要在文件管理器上找,体验比较割裂

三、 快速步骤法

  1. 开始选项卡>快速步骤组>点击下拉三角>新建快速步骤>自定义
  2. 选择操作为新邮件
  3. 点击显示选项,点击抄送,然后添加人员与内容就好了(如果你设定了自动填充邮件签名,就不用复制邮件签名进去)

缺点:

  • 正文内容的格式会失效,无论你复制的时候是什么格式。
  • 不能同步到Web邮箱,只是说用Web版的时候无法使用快速步骤的新建邮件。
  • 在选项卡里面,这些快速步骤挤成一团,不能调整列宽。所以快速步骤的名称不能太长,不然会显示不全

注意:
在你保存后需要修改的话,如果你有抄送的人,一定要用鼠标点击显示选项,点击抄送。不然,当你保存后再使用就会缺少抄送的人。

四、 .oft模板法

其实Outlook本来就有邮件模版的,但是藏得比较深。

制作.oft模板的方法:

  1. 新建一个邮件,填好内容与人员(如果你设定了自动填充邮件签名,就删掉邮件签名)
  2. 文件选项卡>另存为>保存类型选择Outlook 模版,改好名字保存就好

打开.oft模板的方法1:

  1. 开始选项卡>新建项目>其他项目>选择表单
  2. 在下拉三角中选择文件系统中的用户模板(这里是默认的保存位置,你也可以自定义保存的位置)
  3. 选择需要的模板就可以。

打开.oft模板的方法2:
方法1至少需要用鼠标点击7下。方法2就是找到选择表单这个命令,然后放到快速访问工具栏或者选项卡中。

  1. 选择表单这个命令是在开发工具选项卡里面,你直接开启选项卡就可以看得到。
  2. 如果你想把选择表单放到快速访问工具栏,就在所有命令中找,里面的命令是按字母表排序的。

打开.oft模板的方法3,VBA宏法:
模板功能实在时藏得太深,需要点击鼠标太多次了。所以用宏来固定到选项卡里面就方便点击了。

其中下面的路径改为你保存.oft的路径。

Sub CreateFromTemplate()

 Dim MyItem As Outlook.MailItem
 Set MyItem = Application.CreateItemFromTemplate("C:\Users\...\模版.oft")
 MyItem.Display
 
End Sub

五、 吐槽

其实该篇应该放到Excel Home论坛的Outlook版块,因为相关性比较好。但是,那个论坛一点也不好用:

  • 密码登录总是不行,现在一直用qq登录
  • 搜索一次的间隔为几百秒,具体忘了。
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打开.oft模板的方法4:
模板文件夹固定到任务栏,打开文件夹,双击oft直接写邮件,发送

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我的 oft 都是直接存在桌面上的,需要用了直接双击