Windows下的电子档案管理探讨

一般人在windows系统下都有这些文件,图片,视频,压缩包.文档.当数据多的时候,就需要归类整理,之前我消耗了很多时间去找一些第三方的辅助软件,比如管理图片要ps那个bridge,管理视频的更多了,比如极影派.在固定的电脑上这些都不错的.但如果移动了,并不是每一台电脑都有这些软件.用第三方软件所修改的内容,并不能显示在另一台没有第三方软件的电脑上.考虑到跨机移植性,最后我还是回归到windows自带的这些软件功能上.因为windows的资源管理器修改的文件元数据都是保存到文件本身,而不是本机系统.

  • 先介绍windows media player这个自带软件,以下简称wmp. wmp能结合资源管理器管理视频音频和图片. 出厂的wmp支持的视频格式很少,我们需要给它加一个魔法,让它支持更多格式,并且能在资源管理器中支持缩略图显示.这个魔法就是K-Lite_Codec_Pack这个插件.官网地址http://www.codecguide.com/download_kl.htm.

  • 特别说明一点,windows的资源管理器支持对图片jpg和视频mp4的元数据修改.可以增加标记,分级等.这些功能非常棒,能帮助分类和筛选.即便不用k-lite这个插件,只要保持图片是jpg格式,视频是mp4格式(一般的手机照片和录像都是这两个格式),wmp和资源管理器都可以满足管理需求了.跨机移植没有问题.

  • 以图片管理为例,在资源管理器中是这样的存在

    在wmp下是这样子存在的 ![1|690x366] 在wmp下按标记分类效果

  • 顺带提一下标记的命名,最好就是固定下来,创建新标记前,最好 在上图的wmp的选项里 看看有没有和之前定义的标记重复或者相类似.总之标记就是能够尽可能完整的描述此张照片包含的元素而不重复,比如 时间地点人物事件…以便日后快速检索出来.

  • 在wmp中也能新增和修改标记,我一般在资源管理器里批量增加,比如100张照片里都有花,那么全选照片后,在右边预览的标记文本框里 输入"花",即可全部标记.然后再按照片里的其他元素再分别批量标记. 这样就能快速的找到你想要的照片,而不是一张张翻到手抽筋.

  • 如果用win10 ,那么它自带的照片 这个应用有一个功能就是能显示照片的拍摄地点,并结合地图这个应用标记在地图上.

  • 所以呀,咱们现在知道了照片里隐藏了那么多信息,这些都是隐私.在向外分享的时候就要时刻想到照片包含的信息是否会对自己照成负面影响.一般来说都是负面的,嘿嘿.所以尽可能的在分享之前把照片所含的个人信息删除了.

  • 除了wmp,资源管理器,win10的照片应用,还可以通过来进行交叉管理.win7里默认是显示在资源管理器里.win10需要自己开启,的用法百度即可搜到,这里就不介绍了.

  • 搜索图片呢,可以多个条件叠加,还可以多个优化条件混合搜索,比如我可以搜索 包含 家,姐姐,弟弟 三个标记的照片,并且同时可以指定大小,类型,修改日期.

关于视频和音频的管理,和图片的是差不多的.需要注意的是视频格式要求mp4格式才能增加标记,备注.我日常管理都是手机拍的视频,都是mp4格式的.也足够了.

对于文档管理,因为windows支持全文索引文档比如txt,html,mht,所以可以按自己喜好放哪里都行,反正都能搜得出来.特殊的文档比如pdf,要安装pdf ifilter才能被全文索引前提是该pdf内容不是图片的.

对于压缩文件,我是用winrar,但是我压缩的时候都是选择zip格式,因为windows原生支持zip,走到哪里都可以直接打开,挺方便的.

以上是我的一些心得,小伙伴们请回帖分享心得,一起提高效率呀.

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有意思,我喜欢直接使用系统自带的服务解决一些问题,期待后续。

看来文档管理确实是一个很强的需求啊

一个是现在确实没出来足够好用,而且覆盖全面的软件(有一些,但是只是针对某些文档类型的);二是文档管理也好,知识库管理也好,代办事项管理也好,每个人都有自己的使用习惯,想要一个统一的软件去满足尽可能多的需求,还是比较麻烦的。

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对,文档管理确实如你所说,还没有一个统一的软件去满足需求.

我也有相同的诉求,向楼主学习!